Rathausinnenhof

Hinweise zur elektronischen Kommunikation

Zugangseröffnung 

Die Stadt Plettenberg bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die Stadt Plettenberg hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet. 

Für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadt Plettenberg im Sinne des Verwaltungsverfahrensgesetzes stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: 

  • Mitteilungen an die E-Mail-Adresse post(at)plettenberg.de

  • die Nutzung des verschlüsselten und passwortgeschützten Portals zur Beteiligung der Träger öffentlicher Belange in Bauleitplanverfahren 

Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot weitere E-Mail-Adressen einzelner Dienststellen oder Personen. Auch an diese Adressen können Sie E-Mails senden.  

Dateiformate

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt verfügbaren Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate -jeweils ohne Makros- können verarbeitet werden: 

  • Adobe Acrobat (.pdf)

  • Rich Text Format (.rtf)

  • Microsoft Word (.doc)

  • Microsoft Excel (.xls)

  • Textdateien (.txt)

  • Bilddateien (.jpg, .gif, .tif, .bmp)

  • Komprimierte Dateien ohne Passwortschutz (.zip) 

Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die Mail gegebenenfalls nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird. 

Die Größe der annehmbaren E-Mails ist beschränkt auf 10 MB.  

De-Mail

Über De-Mail ist die Stadt Plettenberg elektronisch sicher und vertraulich zu erreichen. Die De-Mail der Stadt Plettenberg lautet:
post(at)plettenberg.de-mail.de
 
Mit De-Mail kann man verbindliche Rechtsgeschäfte abschließen, solange keine besonderen Erfordernisse an die Form des Rechtsgeschäftes bestehen. De-Mail bietet zusätzliche Sicherheit, denn die bei herkömmlicher E-Mail fehlende Nachweisbarkeit des Eingangs ist mit der Nutzung von De-Mail möglich. Unter Verwendung der (durch den De-Mail-Anbieter) qualifiziert elektronisch signierten Versand- und Eingangsbestätigungen können sowohl Sender als auch Empfänger nachweisen, dass eine Nachricht versendet wurde oder eingegangen ist. 

Für einen im Verhältnis zum Gesamtvolumen geringen Anteil der Rechtsgeschäfte ist die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben. Die elektronische Abwicklung solcher Rechtsgeschäfte setzt heute in der Regel eine qualifizierte elektronische Signatur nach Signaturgesetz durch den Nutzer voraus. De-Mail kann auch in diesen Fällen genutzt werden, allerdings muss die entsprechende De-Mail oder das per De-Mail versandte Dokumente dann zusätzlich durch den Nutzer qualifiziert elektronisch signiert werden (siehe unten).

Der Versand per De-Mail allein ersetzt also nicht immer die Schriftform.  

Verschlüsselung 

Die Stadt Plettenberg kann aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit noch keine verschlüsselten E-Mails entschlüsseln. Falls Sie uns vertrauliche Informationen senden wollen, bitten wir Sie, hierzu die Briefpost zu verwenden.   

Signatur 

Leider kann die Stadt Plettenberg aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit prüfen. 

Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersenden können. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen.   

Allgemeine Hinweise 

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Plettenberg und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden. 

Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann zum Beispiel durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden. 

Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation haben, wenden Sie sich bitte an Herrn Steinhoff, E-Mail: m.steinhoff(at)plettenberg.de, Tel. 02391/923-109.

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